──業務停滞を解決した現場改善の実例
「業務がうまく回らない。会議では不満ばかりが出てくるんです。」
ある組織から、そんな相談を受けました。
話を聞くと、現場では従業員同士の対立が激しくなっていました。
「なぜ仕事が終わっていないのですか」
「期限ぎりぎりまで仕事を溜め込む」
「私たちは、その後工程なのに時間が足りない」
会議は次第に責任追及の場になり、空気は悪化する一方。
この状況を何とかしてほしい、というのが依頼でした。
全員にヒアリングして見えてきた“意外な事実”
まず行ったのは、約10人のメンバー一人ひとりへのヒアリングです。
すると驚くことに──
誰もが自分の担当業務には真剣に向き合っていました。
- 役割は理解している
- 遅れると会社に迷惑がかかることも分かっている
- 手を抜いている意識はない
しかし、共通していたのは、次の点でした。
「自分の仕事の“次”を、誰がどう処理しているのか知らない」
つまり、
- 他の人が何を担当しているのか、聞かされていない
- その作業が終わったあと、どう次工程につながるのか共有されていない
- 全体の流れが見えていない
その結果、下流工程の人はこう感じます。
「上流側で仕事を止めている」
「最後にまとめて流されて困る」
一方、上流側の人は、
「自分の作業期限は守っている」
と思っている。
悪意ではなく、“構造が見えない”ことが摩擦を生んでいたのです。
解決策は「業務の見える化」
そこで行ったのは、シンプルですが効果の高い施策でした。
1か月分の業務をすべて書き出す
- どんな業務があるのか
- 誰が担当しているか
- いつまでに終える必要があるか
これを一覧表にまとめました。
いわば全員共通の業務地図です。
この表を見た瞬間、
一番不満を口にしていた人が言いました。
「これが欲しかったんですよ！」
TODOリストとして共有する
一覧表は、共有ファイルとして全員が見られる形にし、
- 自分の業務が終わったら「済」と記入
- 誰の仕事がどこまで進んでいるかが一目で分かる
いわゆる全体連動型のTODOリストです。
もちろん、最初からうまくいったわけではありません。
- 終わっているのに「済」を入れない人
- 期限を過ぎてしまう人
そこで、個別に丁寧に声をかけ続けました。
「この業務は終わっていますか？」
「では、“済”にしていただけますか？」
「日付が適切でなければ、日付を変えましょう」
このやり取りを、根気よく何か月も続けました。
すると次第に──
このツールは「特別なしくみ」ではなく、
日常の当たり前の仕事の一部になっていったのです。
変えたのは「人」ではなく「考え方」
今回の改善で行ったのは、
誰かを配置換えしたり、叱責したりすることではありませんでした。
変えたのは、人の考え方でした。
- 業務は自分のところで完結するわけではない
- 次の誰かにバトンが渡る
- その先に全体のゴールがある
それが“見える化”によって実感できるようになったのです。
すると、
- 「まだ終わらないんですか？」と怒鳴らなくても済む
- 会議で責め合う必要がなくなる
- 自然と周囲の工程を意識するようになる
職場の空気も、驚くほど変わっていきました。
業務の進化は、人の心の進化につながる
人は気づきます。
強い言葉で管理しなくても、
しくみが整えば、協力して仕事は進む。
そして、
- 自分の仕事は誰かにつながっている
- みんなで目標に向かっている
そう実感できたとき、
組織は単なる作業集団ではなくなります。
■まとめ
この事例が教えてくれるのは、次の3点です。
- 問題の原因は「能力」ではなく、「構造」にあることが多い
- 業務フローの見える化は摩擦を減らす
- 人を替えるより、考え方を進化させた方が組織は強くなる
業務の進化とともに、人の心の進化を実現する。
それこそが、働く場の幸福感を高め、
組織の成果を最大化する鍵なのかもしれません。
